Bu üç araç zaman zaman birbirinin yerine kullanılıyormuş gibi düşünülse de amaçları ve kullanım alanları farklıdır. E-imza kişiyi, mali mühür kurum veya mükellefi, KEP ise elektronik yazışmanın gönderim ve teslim sürecini güvenilir şekilde kayıt altına alan sistemi ifade eder.

E-imza, mali mühür ve KEP hizmetlerimiz kapsamında başvuru türünün belirlenmesi, gerekli belgelerin hazırlanması, başvuru ve yenileme süreçlerinin takip edilmesi ve kullanım sırasında ihtiyaç duyulan temel işlemlerin yürütülmesi konusunda destek sağlıyoruz.

E-İmza Nedir?

Elektronik imza ya da yaygın kullanılan adıyla e-imza, elektronik ortamda gerçekleştirilen işlemlerde kişinin kimliğinin doğrulanmasına ve elektronik belgenin imzalanmasına imkân sağlayan sistemdir.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında güvenli elektronik imza, kanunda belirtilen istisnalar dışında elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur. BTK ayrıca güvenli elektronik imzanın imzalanmış veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitine ve imza sahibinin kimliğinin doğrulanmasına imkân sağladığını belirtmektedir.

E-imza yalnızca şirket sahipleri tarafından değil, elektronik ortamda imzalı işlem yapması gereken gerçek kişiler tarafından da kullanılabilir.

E-İmza Ne İşe Yarar?

E-imzanın kullanım alanı yapılan işleme ve ilgili kurumun sistemine göre değişebilir.

E-imza;

• Elektronik belge imzalama
• Kamu kurumlarına elektronik başvuru
• MERSİS işlemleri
• UYAP işlemleri
• Elektronik ihale uygulamaları
• KEP üzerinden ileti gönderme
• Çeşitli e-devlet ve kamu sistemlerinde kimlik doğrulama
• Elektronik sözleşme ve kurumsal belge işlemleri

gibi alanlarda kullanılabilir.

BTK, elektronik imzanın veri bütünlüğü, kimlik doğrulama ve inkâr edilemezlik açısından elektronik işlemlere güven sağladığını belirtmektedir.

E-İmza Kimler İçin Gereklidir?

E-imza ihtiyacı yalnızca belirli bir meslek grubuyla sınırlı değildir.

Özellikle;

• Şirket yöneticileri
• Mali müşavirler
• Avukatlar
• Kamu kurumlarıyla elektronik işlem yapan kişiler
• İhale süreçlerine katılan işletmelerin yetkilileri
• MERSİS üzerinde işlem yapacak kişiler
• KEP üzerinden gönderim yapacak kullanıcılar
• Elektronik belge imzalaması gereken profesyoneller

e-imzaya ihtiyaç duyabilir.

Ancak kullanılacak sisteme göre farklı kimlik doğrulama yöntemleri de bulunabilir. Bu nedenle başvuru yapmadan önce e-imzanın hangi işlem için kullanılacağı belirlenmelidir.

E-İmza Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-imza için BTK tarafından yetkilendirilmiş elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) alınır.

Başvuru süreci hizmet sağlayıcısına göre değişebilmekle birlikte genel olarak kimlik doğrulama, başvuru bilgilerinin tamamlanması ve sertifikanın güvenli imza oluşturma aracına yüklenmesi aşamalarından oluşur.

BTK, güvenli elektronik imzanın Nitelikli Elektronik Sertifika aracılığıyla oluşturulduğunu ve sertifikaların yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edildiğini belirtmektedir.

E-İmza Kaç Yıl Geçerlidir?

E-imza sertifikalarının geçerlilik süresi satın alınan ürüne ve sertifika hizmet sağlayıcısına göre değişebilir.

Bir, iki veya üç yıllık farklı sertifika süreleri sunulabilir. Sertifika süresi dolduğunda mevcut e-imzanın kullanımına devam edebilmek için yenileme yapılması gerekir.

Bu nedenle özellikle düzenli kamu işlemi yapan şirketlerde sertifikanın bitiş tarihinin takip edilmesi önemlidir.

E-İmza ile Her Belge İmzalanabilir mi?

Güvenli elektronik imza geniş bir kullanım alanına sahip olsa da her hukuki işlem elektronik imzayla gerçekleştirilemez.

5070 sayılı Kanun kapsamında kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu bazı işlemler güvenli elektronik imzayla yapılamaz. Bu nedenle işlemin niteliğine göre ayrıca fiziki imza veya farklı resmi prosedür gerekebilir.

Dolayısıyla “e-imzam varsa bütün işlemleri elektronik ortamda yapabilirim” şeklinde genel bir yaklaşım doğru değildir.

Mali Mühür

Mali Mühür Nedir?

Mali mühür, özellikle vergi ve elektronik belge uygulamalarında kurum veya mükellefin elektronik ortamda doğrulanmasına yönelik kullanılan dijital sertifika yapısıdır.

E-imza çoğunlukla gerçek kişiyi temsil ederken mali mühür işletmenin veya ilgili mükellefin elektronik işlemlerindeki kurumsal doğrulama aracıdır.

Mali mühür; e-Fatura, e-Defter ve Gelir İdaresi Başkanlığının çeşitli elektronik belge süreçlerinde karşımıza çıkabilir. GİB'in güncel e-Defter bilgilendirmesinde de elektronik defterlerin bütünlüğünün ve kaynağının elektronik imza veya mali mühür gibi araçlarla güvence altına alınabildiği belirtilmektedir.

Mali Mühür Ne İşe Yarar?

Mali mühür işletmenin elektronik vergi uygulamalarındaki kimliğini doğrulamak ve ilgili elektronik belgelerin kaynağını güvence altına almak amacıyla kullanılabilir.

Kullanım alanları arasında işlemin türüne ve güncel GİB uygulamasına göre;

• e-Fatura
• e-Arşiv
• e-Defter
• Elektronik raporlar
• GİB uygulamalarındaki bazı başvurular
• Elektronik belgelerin mühürlenmesi

bulunabilir.

Ancak GİB sistemleri zaman içerisinde yeni kimlik doğrulama yöntemleri sunabildiği için her elektronik işlemde mutlaka mali mühür kullanılacağını varsaymak doğru değildir. Örneğin GİB'in güncel e-Defter bilgilendirmesinde bazı başvurularda Dijital Vergi Dairesi ve e-Devlet Kapısı üzerinden kimlik doğrulama seçenekleri de yer almaktadır.

Mali Mühür ile E-İmza Arasındaki Fark Nedir?

Bu iki kavram sıklıkla karıştırılır.

Temel olarak:

E-imza gerçek kişinin elektronik ortamda kimliğini doğrular ve imza işlemlerinde kullanılır.

Mali mühür ise işletme veya mükellefin elektronik mali işlemlerde kurumsal kimliğini doğrulamada kullanılan bir sertifika yapısıdır.

Bir şirketin mali mühür sahibi olması, şirket yöneticisinin hiçbir işlem için e-imzaya ihtiyaç duymayacağı anlamına gelmez.

Aynı şekilde kişinin e-imzasının bulunması da şirket adına gerçekleştirilecek her mali işlemde otomatik olarak mali mührün yerine geçeceği anlamına gelmez.

Mali Mühür Başvurusu Nasıl Yapılır?

Mali mühür işlemleri TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından yürütülmektedir.

Başvuru sahibinin veya şirketin bilgileriyle mali mühür başvurusu oluşturulur ve gerekli süreç tamamlandıktan sonra sertifika hazırlanır.

Kamu SM, mali mühür başvurusunun kendi mali mühür sistemi üzerinden yapıldığını ve başvuru durumunun çevrim içi işlemler üzerinden takip edilebildiğini belirtmektedir.

Başvuru sırasında şirket bilgilerinin resmi kayıtlarla uyumlu olması önemlidir.

Mali Mühür Şifresi Nasıl Alınır?

Mali mühür cihazı teslim alındığında kullanılabilmesi için gerekli PIN işlemlerinin tamamlanması gerekir.

Kamu SM'ye göre PIN oluşturma ve kilit çözme işlemleri Online İşlemler sistemi içerisindeki Mali Mühür İşlemleri alanından gerçekleştirilebilir.

PIN bilgisinin yetkisiz kişilerle paylaşılmaması ve mali mühür cihazının şirket içerisinde kontrollü şekilde kullanılması önemlidir.

Mali Mühür Yenileme Nasıl Yapılır?

Mali mühür sertifikalarının da belirli bir geçerlilik süresi bulunur.

Sertifika süresi sona ermeden yenileme işlemlerinin takip edilmesi, özellikle e-Fatura ve e-Defter gibi düzenli kullanılan sistemlerde işlerin kesintiye uğramaması açısından önemlidir.

Kamu SM mali mühür yenileme başvurularının mali mühür başvuru sistemi üzerinden gerçekleştirilebildiğini belirtmektedir.

Şirket unvanı, vergi numarası veya diğer önemli bilgiler değiştiğinde mevcut sertifikanın durumu da ayrıca kontrol edilmelidir.

KEP

KEP Nedir?

KEP, Kayıtlı Elektronik Posta ifadesinin kısaltmasıdır.

Normal e-postadan farklı olarak gönderilen elektronik iletinin gönderimi ve teslimatı gibi işlemlere ilişkin hukuki delil oluşturabilen özel bir elektronik posta sistemidir.

BTK, KEP'i elektronik iletilerin gönderimi ve teslimatı dâhil olmak üzere kullanımına ilişkin hukuki delil sağlayan, elektronik postanın nitelikli şekli olarak tanımlamaktadır.

Bu nedenle önemli kurumsal ve resmi yazışmalarda normal e-posta yerine KEP kullanılmasının gerekli veya tercih edildiği durumlar bulunabilir.

KEP Ne İşe Yarar?

KEP sistemi, elektronik iletişimde işlemin kayıt altına alınmasına yardımcı olur.

Sistem üzerinden;

• Resmi bildirimler
• İhtar ve ihbarlar
• Kurumsal yazışmalar
• Belge gönderimleri
• Sözleşmeye ilişkin bildirimler
• Kamu kurumlarıyla belirli yazışmalar

gerçekleştirilebilir.

KEP sistemi yalnızca bir e-posta adresi sunmaz. İletinin gönderildiğine ve sistem içerisindeki işlem aşamalarına ilişkin KEP delilleri oluşturulur.

Normal E-Posta ile KEP Arasındaki Fark Nedir?

Normal e-postada bir mesajın gönderilmiş veya alınmış olması her durumda güçlü bir hukuki delil yapısı sağlamayabilir.

KEP sisteminde ise iletişim işlemleri kayıt altına alınır ve sistem tarafından delil niteliğinde kayıtlar oluşturulur.

Bu nedenle örneğin önemli bir şirket bildiriminin;

firma@gmail.com

gibi normal bir e-posta adresinden gönderilmesiyle KEP hesabı üzerinden gönderilmesi aynı yapıda değildir.

Özellikle işlemin hangi tarihte gönderildiğinin ve teslim sürecinin ispatı önemliyse KEP tercih edilebilir.

KEP Adresi Kimler Alabilir?

KEP hesabı gerçek kişiler ve tüzel kişiler tarafından alınabilir.

Şirketler kendi tüzel kişilikleri adına KEP hesabı açabilirken gerçek kişiler de kişisel olarak hesap sahibi olabilir.

Başvuru ve kimlik doğrulama süreci yetkili Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları üzerinden gerçekleştirilir.

BTK, aynı gerçek veya tüzel kişinin birden fazla KEP hesabına sahip olabileceğini de belirtmektedir.

KEP Kullanmak Zorunlu mu?

KEP mevzuatında bütün gerçek ve tüzel kişiler açısından genel bir kullanım zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak farklı mevzuatlarda belirli kurumlar, şirketler veya işlemler bakımından KEP adresi edinme veya kullanma yükümlülüğü getirilebilir.

BTK da KEP sisteminin kendi düzenlemelerinde genel bir kullanım zorunluluğu bulunmadığını, ancak farklı mevzuat hükümlerinin ayrıca yükümlülük oluşturabileceğini belirtmektedir.

Bu nedenle şirketin faaliyet alanına göre KEP yükümlülüğünün ayrıca kontrol edilmesi gerekir.

KEP Kullanmak İçin E-İmza Gerekli mi?

KEP üzerinden gönderim yapmak isteyen kullanıcıların elektronik imzaya sahip olması gerekir.

Ancak KEP hesabını yalnızca ileti almak amacıyla kullanan kişilerin elektronik imza sahibi olması zorunlu değildir. BTK'nın KEP konusundaki güncel açıklaması da bu ayrımı belirtmektedir.

Bu nedenle şirket için KEP hesabı açılırken hesabın yalnızca alıcı olarak mı yoksa aktif gönderim amacıyla mı kullanılacağı da değerlendirilmelidir.

KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?

KEP hesabı, BTK tarafından yetkilendirilmiş Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarından temin edilir.

Başvuru sürecinde gerçek veya tüzel kişinin kimlik ve yetki bilgileri doğrulanır.

Şirket adına başvurularda hizmet sağlayıcının talebine göre;

• Şirket bilgileri
• Vergi bilgileri
• Yetkili kişi bilgileri
• Yetkilendirmeyi gösteren belgeler
• Kimlik bilgileri

gibi belgeler gerekebilir.

Başvurunun kapsamı ve yöntemleri KEP hizmet sağlayıcısına göre değişebildiği için güncel gerekliliklerin başvuru sırasında kontrol edilmesi gerekir.

E-İmza, Mali Mühür ve KEP Aynı Anda Gerekebilir mi?

Evet.

Bir şirketin faaliyetlerine göre üçüne de aynı anda ihtiyacı olabilir.

Örneğin şirket;

• Yetkilisinin elektronik başvuruları için e-imza,
• Elektronik mali belge işlemleri için mali mühür,
• Resmi elektronik yazışmaları için KEP

kullanabilir.

Bu ürünler birbirinin alternatifi olarak değil, farklı ihtiyaçlara cevap veren dijital kurumsal araçlar olarak değerlendirilmelidir.

E-İmza, Mali Mühür ve KEP Güvenliği Nasıl Sağlanmalı?

Bu araçlara yalnızca teknik cihaz veya hesap olarak bakılmamalıdır.

Şirket içerisinde kimlerin e-imza, mali mühür veya KEP kullanabileceğinin belirlenmesi önemlidir.

Özellikle;

• PIN ve şifreler paylaşılmamalı
• Yetkisiz kişilerin cihazlara erişimi engellenmeli
• Sertifika süreleri takip edilmeli
• Görevden ayrılan çalışanların yetkileri kontrol edilmeli
• KEP hesabı düzenli takip edilmeli
• Gelen resmi bildirimler geciktirilmeden ilgili birime yönlendirilmeli
• Cihaz veya sertifika kaybında gerekli iptal işlemleri başlatılmalıdır

E-imzanın kişinin hukuki işlemlerinde kullanılabilmesi nedeniyle cihazın başka bir çalışana gelişigüzel bırakılması önemli risk oluşturabilir.

Şirket Bilgileri Değiştiğinde Ne Yapılmalı?

Şirket unvanı, yetkilisi, adresi veya diğer resmi bilgileri değiştiğinde e-imza, mali mühür ve KEP açısından yapılması gereken işlemler aynı olmayabilir.

Örneğin e-imza gerçek kişiye bağlı olduğundan şirket unvan değişikliği her durumda sertifikanın değişeceği anlamına gelmez.

Mali mühür ise işletmenin kurumsal ve mali bilgileriyle bağlantılı olduğundan şirket bilgilerindeki değişikliklerde sertifika durumunun kontrol edilmesi gerekir.

KEP hesabında da şirket ve yetkili bilgilerinin güncel tutulması önemlidir.

Bu nedenle önemli şirket değişikliklerinden sonra üç sistemin de ayrı ayrı kontrol edilmesi faydalıdır.

E-İmza, Mali Mühür ve KEP Yenileme İşlemleri

Bu hizmetler bir kez alınarak süresiz kullanılan araçlar değildir.

Sertifika veya hizmet süreleri sona erdiğinde yenileme gerekebilir.

Özellikle şirketlerin;

• E-imza bitiş tarihlerini
• Mali mühür sertifika süresini
• KEP hesap sözleşme ve yenileme tarihlerini

düzenli olarak takip etmesi gerekir.

Son güne bırakılan yenilemeler elektronik işlemlerin geçici olarak aksamasına yol açabilir.

E-İmza, Mali Mühür ve KEP Başvurusunda Profesyonel Destek

Şirketlerde en sık yaşanan sorunlardan biri hangi elektronik aracın hangi işlem için gerekli olduğunun karıştırılmasıdır.

E-imza, mali mühür ve KEP aynı dijital dönüşüm sürecinin parçaları olsa da kullanım amaçları birbirinden farklıdır. Yanlış ürün başvurusu yapmak veya sertifika sürelerini takip etmemek özellikle resmi işlemlerde zaman kaybına neden olabilir.

E-imza, mali mühür ve KEP hizmetimiz kapsamında ihtiyacın belirlenmesi, başvuru evraklarının hazırlanması, yeni başvuru ve yenileme süreçlerinin takip edilmesi ve temel kullanım aşamalarında destek sağlıyoruz.

Amacımız yalnızca e-imza, mali mühür veya KEP hesabı temin edilmesine yardımcı olmak değil; şirketin hangi aracı hangi işlemde kullanacağını bildiği, sürelerin düzenli takip edildiği ve elektronik kurumsal işlemlerin kesintiye uğramadan yürütülebildiği bir yapı oluşturulmasına destek olmaktır.